Beim Firmenumzug gibt es viel zu organisieren – aber mit Zustellexpress an Ihrer Seite ist auch das kein Problem. Die Checkliste für den Firmenumzug hilft Ihnen, an alles zu denken.
Ein Firmenumzug ist viel komplexer und individueller als ein Wohnungsumzug. Deshalb will eine Standortverlagerung Ihres Unternehmens gut geplant sein. Ganz wichtig dabei: echte Umzugsprofis an Ihrer Seite, rechtzeitige Kommunikation und genaue Planung. Diese Checkliste hilft Ihnen, an alles zu denken, was beim Firmenumzug wichtig ist.
1 bis 3 Monate vor dem Umzug
Wichtige Personen informieren
- Mitarbeiter und Betriebsrat
- Mitarbeiter möglichst früh über den Firmenumzug informieren
- Vorteile des neuen Standortes kommunizieren, um die Belegschaft für das Projekt zu begeistern
- Mitarbeiter up to date halten – zum Beispiel mit Fotos der neuen Räumlichkeiten, um Vorfreude zu schüren
- Wünschen und Bedenken Gehör schenken
- Besonders wichtig, wenn der neue Firmensitz weit weg ist: Einkalkulieren, dass einige Mitarbeiter eventuell kündigen.
- Kunden und Geschäftspartner
- Rundschreiben mit Information über geplanten Umzug aufsetzen
- Hinweis auf baldigen Umzug in den Signaturen aller Mitarbeiter
- Nachsendeauftrag einrichten.
- Offline- und Online-Verzeichnisse
- Eintrag im Handelsregister ändern lassen
- Eintrag im Telefonbuch und in den Gelben Seiten ändern
- Print-Einträge aktualisieren (Redaktions- und Anzeigenschluss haben oft lange Vorlaufzeiten!)
- evtl. schon Online-Einträge updaten – z. B. Google Maps, Yelp, GoLocal, branchentypische Seiten, …
- regelmäßige Dienstleister
- z. B. Banken, Domain-Betreiber, Reinigungsfirma, Energieversorger, …
- Ämter und Behörden
- z. B. Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt, GEZ, …
- Kammern und Verbände
- z. B. IHK, Berufsverband, Gewerkschaft, …
- ggf. Verträge kündigen
- falls bestimmte Services am neuen Standort nicht mehr nötig/möglich sind
- z. B. Stellplätze, Floristen, Obstlieferungen ins Büro, …
Transport planen
- Spedition suchen, die auf Firmenumzug spezialisiert ist
- Umzugsmaterial besorgen
- Rundum-Sorglos-Paket von der Spedition oder selbst Kartons, Folien und Co. besorgen?
- Umzugskartons mieten oder kaufen?
- Umzugsreihenfolge festlegen
- Nach Wichtigkeit staffeln: Welche Räume zuerst ein- bzw. ausräumen?
- Umzugsdatum festlegen
- möglichst einen Tag mit geringem Arbeitsaufkommen wählen, um den Ausfall gering zu halten
- Halteverbotszone beantragen
- klären, ob sich Spedition um Halteverbotszonen am Umzugstag kümmert
- falls nicht: Halteverbotszone bestellen
Finanzen und Versicherung
- Kalkulation: Mitarbeiter packen ein vs. Spedition packt ein
- Können die Mitarbeiter z. B. ihren Arbeitsplatz selbst räumen (etwa beim Büroumzug) oder müssen das Profis machen?
- Was kostet Sie mehr: Der Packservice der Spedition oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter?
- Zusatzversicherung gegen Transportschäden
- Speditionen sind i. d. R. bis 620 Euro pro Kubikmeter versichert; bei teurem Inventar ist dann eine Zusatzversicherung sinnvoll.
- Angebote vergleichen
Räume und Inventar
- Renovierung planen
- Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen
- Angebote bei Handwerkern einholen
- bei aufwendigen Umbauten: Ruhig mehr als 3 Monate Vorlauf einplanen, falls es zu Verzögerungen kommt
- Arbeitsplatzanordnung planen
- neue Räume als Chance, Arbeitsabläufe zu optimieren
- ggf. Wünsche von Mitarbeitern einfließen lassen
- vorhandenes Inventar katalogisieren
- Aussortieren
- Alte Akten, nicht mehr benötigte Büromöbel etc. – alles, was nicht mit muss, spart beim Transport bares Geld.
- Aufbewahrungsfrist für Dokumente beachten!
- kritische Unterlagen datenschutzgerecht vernichten
- neue Büromöbel etc. bestellen
- EDV- und Telefonanlage, Software
- Ist die Technik noch zeitgemäß?
- Lohnt sich ein Anbieterwechsel?
- Brauchen Sie für den Auf- und Abbau IT-Spezialisten?
- Archivierung überdenken
- Ggf. alte Akten vernichten. Achtung: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten!
- Umzug kann guter Anlass sein, auf elektronische Archivierung umzusteigen
1 bis 2 Wochen vor dem Umzug
Termine
- Termine bestätigen lassen – auf Nummer sicher gehen
- Spedition
- Handwerker
- externe Dienstleister für z. B. EDV
- Mitarbeiter an Umzug erinnern
- Reinigungsfirma beauftragen
- ggf. Reinigung der neuen Räume vor dem Einzug
- Reinigung der alten Firmenräume zeitnah nach dem Umzug
- Reinigung der Treppenhäuser am Umzugstag
- Kostenabrechnung mit altem Vermieter besprechen
- Heiz- und Nebenkostenabrechnung besprechen
- Zählerstände ablesen
- Übergabetermine mit Vermietern vereinbaren
- Übergabeprotokolle vorbereiten
- Übergabe der neuen Firmenräume durch neuen Vermieter
- Termin für Übergabe der alten Flächen an alten Vermieter
- Zählerstände ablesen und dokumentieren
Firmeninterne Organisation
- Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren
- Werbematerial mit neuer Adresse drucken lassen
- z. B. Briefpapier, Visitenkarten, Kulis, ….
- Möbel beschriften
- beschleunigt Aufbau im neuen Büro
Am Umzugstag
- altes und neues Treppenhaus auf Vorschäden kontrollieren
- fotografieren, um bei Streitigkeiten Beweise zu haben
- Firmenräume kontrollieren
- Alter Standort: Wurde nichts vergessen?
- Neue Räume: Steht alles an seinem richtigen Platz?
Nach dem Umzug
- Auspacken
- Geräte anschließen
- ggf. Schäden der Speditionsfirma melden
- Einweihungsparty veranstalten
- Umzug bei der Steuererklärung angeben
- Umzugskosten bei der Steuererklärung geltend machen
- ggf. passende Rechnungen als Beleg einreichen
